Tietosuojaseloste
Operaatio Arktiksen tapahtumiin rekisteröitymisen tietosuojaseloste
Tämä on yhdistys Operaatio Arktis ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojakäytäntö, joka kattaa tapahtumarekisteröintiä varten kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot. Laadittu 17.6.2025.
Jotta tapahtumaan saapuminen ja siellä oleskelu olisi mahdollisimman helppoa, meidän on kerättävä ja käsiteltävä henkilötietoja. Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön, kuten nimi, sähköposti, henkilötunnus ja valokuva. Olemme sitoutuneet suojelemaan jokaisen yksilöllisyyttä ja olemme sitoutuneita käsittelemään henkilötietoja sovellettavan lain ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjänä tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on Operaatio Arktis ry.
Operaatio Arktis ry
Sähköposti: info@operaatioarktis.fi
Tietosuojasta vastaava hallituksen jäsen: Ellen Haaslahti, ellen@operaatioarktis.fi
Voit käyttää yllä olevia yhteystietoja tietosuoja-asioita koskeviin kyselyihin tai pyyntöihin.
Tietojen käsittelyn tarkoitus
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja tapahtumien ilmoittautumisen hallinnoimiseksi ja järjestämiseksi. Tietoja käytetään ilmoittautumisten vahvistamiseen, osallistujalistan laatimiseen, mahdollisten matkojen sekä majoituksen varaamiseen, osallistujien kanssa kommunikointiin sekä palautteen keräämiseen ja tilastollisiin tarkoituksiin, joista ilmoitetaan erikseen.
Kerätyt henkilötiedot
Keräämme ilmoittautumislomakkeen kautta seuraavat henkilötiedot:
Nimi: Osallistujan etu- ja sukunimi
Sähköpostiosoite: Yhteydenpitoa ja ilmoittautumisvahvistusta varten
Puhelinnumero: Tarvittaessa yhteydenottoa varten
Kotimaa: Kansainvälisen osallistumisen ja moniäänisyyden seuraamista varten
Organisaatio: Osallistujien työpaikka tai organisaation nimi
Työnimike: Osallistujien työtitteli tai asema organisaatiossa
Erityisruokavalio
Esteettömyysvaatimukset
Kuvauslupa: viestintää varten (kuten verkkosivuja, sosiaalisen median kanavia, painotuotteita ja sähköisiä julkaisuja)
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät Operaatio Arktiksen henkilöstöön kuuluvat henkilöt.
Mikäli järjestämme osallistujan matkoja, saatamme tarvittaessa luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille, kuten matkatoimistolle, lentoyhtiöille, junayhtiöille tai hotelliyhtiöille. Huolehdimme palveluntarjoajia käytettäessä siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain tapahtumaan osallistumista palveleviin tarkoituksiin.
Muutoin saatamme luovuttaa tietoja ainoastaan lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä, oikeudellisiin vaateisiin vastaamiseksi tai sellaisen laatimiseksi taikka petosten selvittämiseksi ja ehkäisemiseksi.
Tietoturva
Käytämme henkilötietojen tallentamiseen ja käsittelyyn pilvipalveluita. Suurin osa tallennettavista ja käsiteltävistä tiedoista on sähköisessä muodossa. Huolehdimme asianmukaisista teknisistä ja organisaatiota koskevista toimista, jotta henkilötietosi pysyy poissa luvattomalta käytöltä, muuttumiselta, paljastumiselta tai tuhoutumiselta. Vain valtuutetut henkilöt pääsevät tietoihin käsiksi.
Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista tapahtuman järjestämistä ja siihen liittyviä myöhempiä tarpeita varten. Henkilötietoja säilytetään kohtuullisen ajan ilmoittautumisajan päättymisen jälkeen, ellei osallistuja ole antanut suostumustaan pidempään säilyttämiseen tai lainsäädäntö velvoita meitä säilyttämään tietoja pidempään.
Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy tai kun tieto on vanhentunutta tai virheellistä.
Oikeutesi
Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan sinulla on oikeus:
Suostumuksen peruuttaminen: Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille edellä mainittuja yhteystietoja käyttäen.
Pääsy tietoihin ja tarkastuspyyntöjen esittäminen: Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.
Oikeus saada virheet korjatuksi: Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet tai muuten puutteelliset henkilötiedot.
Oikeus kieltää suoramarkkinointi: Vaikka emme käsittelisi henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin suostumuksen perusteella, voit milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin ilmoittamalla siitä meille edellä mainittuja yhteystietoja käyttäen.
Oikeus vastustaa käsittelyä: Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun tai oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi tai käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty enää palvelemaan sinua.
Oikeus rajoittaa käsittelyä: Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.
Oikeus saada tiedot siirretyksi: Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.
Mikäli haluat toteuttaa jonkun edellä kuvatuista oikeuksistasi tai sinulla on kysyttävää, otathan meihin yhteyttä edellä mainittuja yhteystietoja käyttäen.
Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).
Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme tai henkilötietojen käsittelyn periaatteiden muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.